le compte rendu de réunion

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LE COMPTE RENDU

 

Définition

Parfois appelé improprement «procès-verbal», il décrit des faits écoulés. C'est un document qui restitue tout ou partie du contenu d'une réunion ou d'une activité. Le compte rendu est à la fois la mémoire individuelle et la mémoire du groupe. En cas de nécessité, on peut s'y référer pour vérifier ce qui s'est passé.

 

 

Rôle

Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission intégrale du contenu d'une réunion ou d'un débat. Ce peut être par exemple le cas pour une conférence ou un discours.

Le compte rendu sélectif, ou relevé de conclusions, note les décisions prises et rend compte des informations les plus importantes à retenir. Cette sélection se fait en fonction d'un objectif et des besoins du destinataire.

 

 

Structure : Quel plan adopter ?

 

⇒ L'introduction

Elle comprend :

- la date, le lieu et l'heure de la réunion,

- l'objet ou l'ordre du jour,

- les, nom et qualité du président,

- les noms et qualités des participants,

- les noms et qualités des personnes excusées ou représentées.

 

 

⇒ Le plan chronologique

Il rend compte des événements dans l'ordre exact où ils se sont déroulés.

 

 

⇒ Le plan thématique

Il est le plus utile pour rendre compte d'une réunion. En effet, quand une réunion a un thème précis, il est inutile de rapporter les digressions et les répétitions difficilement évitables dans une discussion.

 

 

⇒ La conclusion

Elle utilise habituellement la formule suivante : «L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à ... heures.» Le rédacteur doit s'imposer un maximum d'objectivité, même s'il opère des sélections.

 

 

NB : si un vote intervient, ne pas omettre d'indiquer sa nature (à bulletins secrets ou à mains levées) et ses résultats (x voix pour, x voix contre...).

 

 

 

 

Le compte rendu comporte certaines mentions obligatoires :

 

• le titre du document (compte rendu de réunion)

 

• le numéro de compte rendu (qui démarre à 1 pour tout nouveau projet. Ce système de numérotation est impératif d'autant plus si votre document est diffusé à l'un de vos clients : la numérotation doit être séquentielle pour qu'il puisse s'y retrouver.

 

• la date et le lieu de la réunion

 

• le titre du projet

 

• la liste des présents faisant clairement apparaître la distinction entre les personnes de l'extérieur (client) et les membres de votre équipe. Éventuellement, pour un nouveau client, mentionnez les fonctions des participants à la réunion, de façon à ce que chacun sache qui fait quoi.

 

• mentionnez éventuellement les absents ou les personnes en copie du compte rendu

 

• l'objet de la réunion

 

 

Le compte rendu de réunion étant neutre, il convient d'employer la 3^ème personne du singulier. Ainsi, il faudra écrire : "la société xxx recommande de..." ou "suggère de..." ou "préconise de...", "le client fait observer que...", "A l'issue de cette réunion, il a été décidé de...". Exit donc les "nous recommandons...".

 

Ce document doit être diffusé au minimum auprès de chaque participant. Le compte rendu de réunion n'est pas une perte de temps. C'est un aide-mémoire précieux sur les décisions prises et les tâches à effectuer. Chacune des parties peut s'y référer en cas de contestation ou de doute.

 

Il s'achève généralement sur une rubrique "Prochaines étapes" où sont figurent les points à valider ou les tâches à faire et la date de la prochaine réunion, le cas échéant.

Exemple :

V. Prochaines étapes : - valider les dimensions de la salle - vérifier la présence d'un système de sonorisation - envoyer le BAT des cartes d'invitation au client avant le 11 janvier. Le client demande à l'agence de fixer au plus vite une date de réunion courant de la dernière semaine de janvier. Cette date sera communiquée au client en milieu de semaine prochaine.