la note de service

La note de service sert à :

• transmettre des consignes ;
• donner des ordres relatifs à un travail ;
• donner des instructions consécutives à une décision prise.

Elle a un caractère impératif.

Précise, concise et claire, elle doit comporter les mentions obligatoires suivantes :

1. la mention « note de service » ;
2. un numéro (pour permettre l’archivage) ;
3. l’émetteur ;
4. le destinataire ;
5. l’objet ;
6. la date ;
7. le moyen de transmission (pour affichage par exemple)
8. la signature (fonction, signature, prénom et nom)

Le ton doit être incisif et le style doit être ferme, indirect et neutre. Au lieu de « vous ferez ce travail pour lundi », préférer : « ce travail devra être fait pour lundi ».

Les formules de courtoisie peuvent être adoptées :

• « les représentants sont priés de … »
• « les employés voudront bien… »
• « le personnel est invité à … »

L’emploi de tournures commençant par un pronom impersonnel (telles que : il est important, il est préférable, il apparaît, il est inadmissible…) peut donner plus de force au message à faire passer.

1. les faits ou les problèmes qui nécessitent une prise de décision : quel problème est à l’origine de la note de service ? ;
2. les mesures prises : quel décision a été prise pour résoudre ce problème ? ;
3. les opérations à effectuer en conséquence : comment appliquer concrètement l’ordre donné dans le paragraphe 2 ? ;
4. la date d’application : à partir de quel moment les consignes entrent-elles en vigueur ?
5. les sanctions éventuellement prévues : que va-t-il se passer si le personnel concerné n’applique pas les consignes dictées dans la note de service ? ;

13. La note de service ne comporte ni titre de civilité, ni formule de politesse. En revanche, il ne faut pas oublier le numéro.
13. Pas de remerciements dans une note de service quand le travail demandé entre dans les attributions normales du salarié.